Em outubro de 2019, o tradicional Colégio Pedro II (CPII), instituição federal de ensino público, localizada no Estado do Rio de Janeiro e com 185 anos de história, procurou a RNP a fim de estabelecer uma cooperação. O objetivo inicial era o de evoluir com sua segurança da informação, frente à oferta de serviços do colégio à sociedade, bem como realizar um diagnóstico para a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Durante as conversas, as partes enxergaram a necessidade de vínculo como sendo mútuo, uma vez que a RNP também precisava ampliar suas ações e conhecimentos com um parceiro confiável, com o qual pudesse tratar de LGPD. Só a partir da adequação do ambiente tecnológico no CPII, é que seria possível identificar, com mais clareza, o que o colégio poderia passar a oferecer como soluções ao Sistema RNP, em termos de ajustes e outras questões de segurança da informação. Dentro desse contexto, houve a definição do convênio como instrumento de formalização da relação.
Desafios jurídicos e administrativos
A escolha trouxe diversos desafios complexos, que quase fizeram com que o projeto não saísse do papel. A pouca familiaridade da RNP com esse tipo de instrumento quase foi um entrave.
“Convênio tem particularidades e complexidades que fazem com que a execução desse instrumento necessite bastante de apoio jurídico, tanto para firmar quanto para chegar até o fim do projeto com êxito, bem como para a realização das entregas e prestações de contas. Tem uma legislação muito exigente”, ressalta a especialista jurídica da RNP, responsável por apoiar o processo de ponta a ponta, Ana Telles.
A especialista também destaca que a RNP tinha pouca experiência com convênio e até um certo receio, por conta das exigências na prestação de contas. “Foi um teste, digamos assim”, relembra a especialista. “O tempo que tínhamos pra executar o recurso era reduzido e um convênio só pode ser utilizado se houver um objetivo comum entre as partes, e a gente tinha isso com o CPII”, acrescenta ela.
O processo foi tão intenso e desafiador para a profissional que ela lembra de ter colocado a documentação no correio pessoalmente, no apagar das luzes. “Fiquei até altas horas da madrugada trabalhando com Daniel Caetano (gerente de Soluções e idealizador do convênio com o CPII, que faleceu em 2020). Tivemos essa situação na contratualização e instrumentalização, foi tudo muito intenso, com pouco tempo de maturação, embora o Daniel já tivesse tido muitas conversas e o Luiz Coelho (diretor-adjunto de Serviços) também”, conclui Ana Telles.
Segundo a especialista, o maior obstáculo administrativo encontrado foi com relação à necessidade de registro de todas as informações do vínculo no Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse (Siconv), da plataforma Mais Brasil, que, a partir de 2023, passou a ser chamado de Transferegov. Para vencer esse desafio, toda a equipe da RNP envolvida no início do projeto e representantes do CPII participaram de uma capacitação. Um sistema “espelho” do Sincov também foi desenvolvido internamente, para facilitar a inclusão e organização dos dados necessários relacionados ao convênio.
“Somente no ano passado (2022) é que os convênios de Ciência e Tecnologia (C&T) ganharam um tratamento especial. São sempre convênios com três partes: concedentes, convenentes e uma fundação, que tem todo um respaldo administrativo para atuar como gestão. A RNP teve que trabalhar com tudo isso”, afirma o especialista em convênios Alessandro Reis, que foi o responsável por ministrar a capacitação e acabou integrado à equipe, a fim de garantir a conformidade de todos os processos durante a execução do projeto.
Com os obstáculos superados, o convênio foi aprovado pela Advocacia-Geral da União (AGU) e publicado no Diário Oficial da União (DOU), no dia 29 de janeiro de 2020.
Ampliação do escopo
A pandemia da Covid-19 chegou ao Brasil em meados de março de 2020, impondo o isolamento social e o trabalho remoto, sem data prevista de retorno às atividades presenciais. O novo cenário gerou para o CPII dificuldades para o desempenho de suas atividades fins, criando também necessidades de recursos tecnológicos e, com isso, novos pontos a serem deliberados para a continuidade do convênio e para a garantia da viabilidade no atendimento à demanda da comunidade (alunos e professores) do colégio.
Por isso, um novo plano de trabalho foi acordado, incluindo as necessidades recém-identificadas, tanto do CPII quanto da própria RNP, que, a essa altura, já atuava em serviços de nuvem para educação, Dentro desse contexto, três metas foram definidas: Meta 1 – Foco em segurança; Meta 2 – Foco em redes; Meta 3 – Foco em capacitação.
“Nós modificamos o projeto com os mesmos objetos para atender mais no meio da pandemia. O que o Colégio Pedro II tinha de infraestrutura era insuficiente para a situação”, relembra a gerente do projeto pelo lado da RNP, Patrícia Almeida
“Com os mesmos recursos financeiros, aumentamos o projeto umas três vezes, pelo menos. Só a parte de segurança foi imensa, capacitação também foi totalmente direcionada para fazer com que a equipe deles conseguisse funcionar com os desafios da pandemia. Já a equipe de serviços analisou toda a questão de negócios, onde modificamos o tipo de tratamento de negócios e, com isso, adquirimos condições de avaliar para qualquer cliente da comunidade RNP”, explica Patrícia.
Atual chefe de gabinete da reitoria do Colégio Pedro II, Luiz Pereira, que à época atuava como diretor de Tecnologia da Informação do CPII, diz que o marco inicial de execução do convênio, no primeiro semestre de 2021, foi fundamental para amenizar a situação de crise na educação provocada pela pandemia. Segundo ele, a ação garantiu qualidade e escalabilidade do Moodle, contribuindo para a continuidade dos cursos planejados e da estrutura administrativa. Já o formato das aulas, dentro da plataforma, foi determinante para a garantia do alto padrão de ensino para os estudantes.
“O CPII tinha com um problemão na mão. Estávamos no meio da pandemia e o nosso estúdio de hospedagem não suportava o Moodle com os 15 mil alunos e mais 1.250 professores conectados. Por meio do convênio, conseguimos fazer uma migração recorde, em dois dias, e disponibilizá-lo para todos os alunos. Em seguida, houve a integração com o Eduplay”, afirma Luiz Pereira.
Para o chefe de gabinete da reitoria do Colégio Pedro II, os desafios superados fizeram com que a RNP ganhasse amadurecimento neste modelo de oferta. Depois do CPII, a instituição passou a oferecer a outros parceiros o serviço pelo NasNuvens com qualidade, maturidade e menos custo. “Tivemos uma série de desafios que foram superados, mas foi tão bem-sucedido que entendemos que a sustentação valia a pena e hoje temos um contrato com a RNP para mantê-la”, diz Pereira.
Em paralelo à migração do Moodle, que estava incluída no escopo da Meta 2, foram atingidas as outras duas metas previstas para o convênio, que caminhou para o seu encerramento, no início de 2023. Ao todo, quase 87% dos recursos para pagamento externo foram executados. Os 13% estantes estão sendo devolvidos à União.
“Foi amplamente positivo, porque atendemos a conformidade legal de uma série de etapas. Além disso, assistimos nossos alunos em um momento de crise, bastante difícil para eles em termos de aprendizagem. Os serviços que foram implementados pelo CPII, depois do diálogo e cooperação com a RNP, foram bem executados e aceitos pela comunidade. Além disso, as decisões foram acertadas, principalmente na devolutiva do recurso, o que mostra lisura e prestação de contas bem executada. A troca com a RNP foi muito positiva, eu já conhecia a instituição, mas, do ponto de vista do cliente, o saldo foi bem positivo”, acrescenta Luiz.
Benefícios mútuos
De acordo com a definição, convênio é uma forma de ajustamento entre partícipes para a realização de interesse comum, mediante mútua colaboração. Na primeira experiência com esse tipo de instrumento, a RNP pôde vivenciar na prática a percepção de um legado de benefícios gerados tanto para o Colégio Pedro II quanto para si.
“Tudo o que a gente fez, apesar do aumento em três vezes do escopo das entregas, gerou um ganho para a RNP, cujo alcance é quase impossível de se mensurar. O que mais me orgulha nesse projeto é poder dizer que ele foi executado plenamente pela RNP e que todos se sentiram participantes da execução. Todas as pessoas de cada área tiveram sua contribuição e cada pedacinho foi importante para a entrega final”, avalia Patrícia Machado.
Consonante com a constatação de tudo que foi elaborado e produzido em parceria, o CPII já consegue identificar as principais heranças da cooperação. “O Moodle integrado ao Conferência Web e ao Eduplay é uma grande entrega. Foi importantíssimo por conta do momento da pandemia e segue sendo importante nos dias de hoje. Mas, destaco, especialmente, as ações de segurança, que são perenes e trouxeram ganhos de normatização além de terem viabilizado a substituição de um contrato custoso. Gosto de dizer que as ações de segurança foram as joias da coroa”, brinca Luiz Pereira
Confira o vídeo com os depoimentos do chefe de gabinete da reitoria do Colégio Pedro II, Luiz Pereira, e do diretor de TI, Felipe Medeiros.